Workplace as a Service, modèle gagnant du futur du travail

 

Qui aurait cru que du jour au lendemain toutes les réunions d’équipes et les rendez-vous commerciaux se dérouleraient en visioconférence ?

Qui aurait cru que les ateliers de brainstorming, la gestion de projets ou encore les formations se feraient intégralement à distance ?

Qui aurait cru surtout que la qualité du travail fournie en télétravail soit similaire, si ce n’est supérieure à celle effectuée à 100pourcent en présentiel ?

 

Certes, les outils et processus des employés de bureau s’étaient déjà bien transformés, mais le digital apparaissait encore souvent comme une solution peu adaptée pour les tâches impliquant des interactions et de la collaboration.

La crise du Covid-19 et les périodes de confinement qui ont été mises en place ont sans aucun doute tordu le cou à certaines croyances et amener les entreprises à revoir leurs modèles mentaux concernant l’organisation du travail.

Pour autant, est-ce que le télétravail permanent ou même le nomadisme digital vont bientôt devenir la norme ? Probablement pas.

Les Buffer, Doist et autres WordPress ont construit leur culture et process autour de ces modes de fonctionnement, il serait donc maladroit de vouloir les copier à tout prix.

La future organisation des entreprises se situera plutôt dans un modèle hybride, à la demande, complémentaire avec les nouveaux modes de travail. Un modèle qui reprend des codes et concepts qui se sont déjà propagées dans d’autres aires de nos vies : les logiciels, la mobilité ou encore le divertissement…

Ce modèle, c’est celui du Workplace as a Service.

 

Qu’est-ce que le Workplace as a Service ?

Le Workplace as a Service est avant tout un modèle de continuum et non quelque chose de binaire. La séparation nette entre les métiers adaptés au travail à distance et ceux ne pouvant s’exercer qu’en présentiel s’est estompé.

Les outils d’édition et de partage de documents, de gestion de projets ou encore de productivité personnelle et de cybersécurité sont maintenant accessibles directement dans le cloud depuis n’importe quel appareil.

Le travail à distance est donc possible dans une grande variété de contextes : à domicile, en multi-sites, au sein de hubs locaux de l’entreprise, dans des tiers-lieux, au cours d’une retraite collective ou d’un séminaire, etc…

On se rend donc compte que le travail au bureau peut recouvrir différentes réalités, certaines étant même plus proche, physiquement et mentalement, du travail à domicile que du travail au siège historique du groupe.

Ce faisant, il est possible de mettre à disposition des collaborateurs un véritable écosystème d’espaces de travail, qu’ils peuvent « consommer » selon leurs besoins :

• le domicile pour les activités individuelles (réflexion, concentration, production, formation..)
• les bureaux pour les activités collectives (rdv clés équipe/clients/partenaires, ateliers, formations, événements internes..)
• les tiers-lieux pour les activités hybrides ou communautaires (open-innovation, prototypage, séminaire/événements externes, meetings informels..)

On s’aperçoit donc qu’il existe une réelle complémentarité entre le Workplace as a Service et certaines nouvelles pratiques de travail.

En supprimant de la rigidité, de l’inertie et du contrôle, ce modèle facilite le travail en mode squad/pizza team, en méthodes agiles, avec un management horizontal ou en collaborant avec des acteurs externes, voire même des compétiteurs.

Et puisqu’elles induisent de nouvelles façons d’organiser, gérer et évaluer les activités des collaborateurs, ces nouvelles pratiques pavent elles aussi la voie au Workplace as a Service, partout où elles sont adoptées.

 

Quel avenir pour les bureaux ?

Si les bureaux traditionnels ne sont probablement pas amenés à disparaître, en revanche, ils semblent que les activités qui s’y exerceront seront amenés à évoluer.

En conséquence, un vaste champs des possibles s’ouvre autour de quatre grands piliers :

• Localisation / Taille : quels sites conserver ou supprimer ? comment les imbriquer avec d’autres lieux ? comment définir le bon emplacement et avec quelle logique ? (prix m2, zone de recrutement, proximité partenaires/clients?)

 

• Design : faut-il appliquer à ce domaine des principes de co-construction avec les collaborateurs ? d’appel à projets avec des acteurs externes type startups ? Si oui, comment éviter les contradictions avec certaines méthodes de management en place ?

 

• Culture : comment s’appuyer sur ces espaces pour créer des rituels, des moments et des lieux qui fédère le collectif ? comment favoriser les interactions improvisées ? comment permettre la transversalité entre les équipes et services ?

 

• Environnement extérieur : faut-il envisager l’utilité du bureau au-delà de l’entreprise ? Est-ce possible de l’ouvrir à d’autres entreprises ? A des particuliers (freelances, associations, habitants du quartier) ? Si oui, qu’est-ce que cela apporterait / qu’est-ce qui risque de bloquer ?

 

Une question ne devrait néanmoins pas se poser. Celle de la préservation des bénéfices qu’apportent les espaces de bureaux et notamment de trois d’entre eux : la cohésion, la rencontre et le partage.

Si les entreprises ont continué de travailler efficacement ces derniers mois tout en étant à distance, c’est certes grâce aux solutions digitales, mais c’est aussi du fait de l’existence d’un capital relationnel fort au sein des équipes et dans lequel il a fallu puiser.

En atteste les difficultés d’onboarding à distance de nouveaux collaborateurs, mais aussi les baisses de motivation et d’engagement plus importantes qui ont pu être constatées entre le premier et le deuxième confinement.

 

Une qualité de vie au travail à repenser

Cela étant, au-delà des considérations purement sanitaires, il ne faudrait pas non plus occulter que les bureaux ont parfois souffert la comparaison avec les espaces domestiques des collaborateurs et qu’un enjeu d’attractivité se pose souvent.

Pour donner véritablement envie aux salariés de revenir, il est important que ceux-ci se sentent bien ! Cela signifie développer des espaces inspirants et qui intègrent certains codes de la maison, tout en nourrissant l’attachement au collectif.

Pour recruter et fidéliser de nouveaux talents, les bureaux continueront d’être une vitrine de l’entreprise, de même que pour les clients, partenaires et les écosytèmes au sein desquels elle gravite.

Au questionnement de la surface des bureaux, s’ajoute ainsi un autre sur le standing de ceux-ci, une réduction de la première pouvant dégager de la marge à l’amélioration du second :

• Bien-être et équilibre de vie : Comment les bureaux peuvent jouer un rôle sur des dimensions à priori privées ?
• Comment apporter de meilleurs services aux collaborateurs : restauration, conciergerie, salles de sport, espace détente & prestations bien-être ?
• Comment améliorer l’hygiène et l’environnement : température, air, lumière, propreté ?
• Aménagement : Comment aménager les espaces pour favoriser les interactions et les échanges à la fois en format physique, en format digital et en format hybride ?
• Quels espaces faut-il créer : flex-office, phone box, lounge, espace événements, salle de créativité, bibliothèques ?
• Commodités et équipements : Comment traiter des irritants qui compliquent et rendent moins agréable l’expérience au bureau (mauvaise qualité de la connexion internet, manque de lumière ou encore disfonctionnement machine) ?
• Comment pallier au manque de salles de réunion, d’espaces pour passer des appels, de places de parking, queue au self ? Comment retrouver facilement les membres de son équipe si chaque jour l’on change de site ou d’espace et s’assurer que l’on va bien trouver une place ?
• RSE : Comment rendre les bureaux plus inclusifs ? Comment proposer des services et mobiliers plus éco-responsables ?
• Comment déployer ces aspects dans divers domaines : mobilité, restauration, matériel informatique, fournitures/consommables ?

Ces derniers mois, Bpifrance le Hub et ses partenaires ont beaucoup exploré ce thème et se sont forgés un certains nombres de convictions.

L’une d’elle est que l’avènement du Workplace as a Service sera une transformation résolument humaine.

Toutefois, l’écosystème Tech français regorge de solutions qui peuvent faciliter cette transformation et donner aux décideurs et aux managers les moyens de la mener à bien et de prolonger de bonnes postures.

Ainsi, nous avons élaboré pour vous une sélection de 14 startups qui adressent brillamment plusieurs enjeux relatifs au Workplace as a Service :