Sans se substituer à des conditions générales de vente, à des conditions générales d’achat, ou à tout autre document contractuel régissant une relation, ce Deal Memo pourrait permettre de valider ensemble et en amont un certain nombre de points essentiels et ainsi d’éviter de perdre du temps par la suite.
Nous pouvons dès à présent partagez avec vous les grandes lignes de ce deal memo encore en construction qui traduisent des bonnes pratiques à mettre en place pour améliorer les relations entre grands groupes et startups.
Le travail réalisé nous a permis d’identifier différents points d’attention qui nous semblent primordiaux à la réussite d’une collaboration business.
LES INTERLOCUTEURS
La mise à disposition d’interlocuteurs pérennes dès le départ de la relation est une condition essentielle de sa réussite. Pour la startup, cela consiste en un interlocuteur formé et prêt à répondre aux exigences du groupe. Pour le groupe, il s’agit d’identifier à l’avance un interlocuteur formé à la culture et aux pratiques de startups dans toutes les divisions qui auront à traiter du projet – en général, la division opérationnelle concernée, le juridique et les achats.
LE CŒUR DE LA PROPOSITION
Une description du service/produits est indispensable. Elle devra être plus précise que sur un devis et présenter une offre globale.
LE CARACTÈRE INNOVANT ET L’ANALYSE DE RISQUE STRATÉGIQUE
Pour le groupe, l’un des points essentiels de la relation avec la startup est de déterminer si l’exploitation de son produit ou de son service est génératrice d’un risque, et si celui-ci est stratégique. En effet, les contraintes qui sont généralement imposées aux fournisseurs tiennent compte d’un risque fort pour les propres produits et services du groupe. Dans l’hypothèse d’une startup qui propose d’abord de l’innovation, ce risque est bien plus faible. À ce titre, il faut distinguer les innovations qui correspondent à une pièce physique ou à une fonction stratégique du groupe de celles qui relèvent de l’immatériel – le logiciel et au-delà, les apps et les services, etc.
L’ENGAGEMENT DE RÉFÉRENCEMENT ET LES GARANTIES
Afin d’éviter tout délai, le groupe doit lister clairement les documents permettant d’assurer le référencement de la startup.
Dans le même esprit, le groupe devra garantir une réactivité suffisante (48h par exemple) pour répondre à la startup dès lors qu’elle s’adresse à l’un des interlocuteurs qui lui sont dédiés. De manière équivalente, la startup s’engage à respecter des délais définis, notamment pour la livraison pour son produit / service.
Les clauses de garanties ne doivent pas mettre en danger la vie de la startup. Quelques soient les politiques d’achat du groupe, les garanties offertes par la startup seront proportionnées au risque correspondant à son produit et/ou son service.
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LE PRIX DU PRODUIT ET/OU DU SERVICE ET LE PRIX DE L’INTÉGRATION
De façon générale, il semble pertinent de séparer le prix du produit et/ou du service de celui de l’intégration – si c’est la startup qui s’en occupe. Cela doit permettre à chacun de prendre conscience de la validité du modèle économique du projet. Pour la startup, c’est la garantie de pouvoir conserver des ressources sur son développement. Pour le groupe, c’est l’assurance que l’intégration a bien été prévue et qu’elle sera accomplie. Si l’intégration est réalisée par un tiers, il est utile d’indiquer l’identité du tiers et le prix de son service.
LES MODALITÉS DE PAIEMENT, DE DURÉE ET DE DÉLAI DE LIVRAISON
Il est important de fixer précisément :
- le délai de paiement du groupe (par exemple : 30 jours après réception de la facture de la startup)
- le délai auquel le produit et/ou le service sera disponible
- la durée de la relation souhaitée ainsi que son caractère renouvelable
- les conditions de son renouvellement
- la durée de préavis souhaitée
LA QUALITÉ DE SERVICE ET LE SUPPORT
Une startup n’est pas un fournisseur traditionnel. En se centrant sur l’innovation plus que sur la stabilité du produit ou du service, il est entendu qu’elle n’a pas pour vocation à offrir 100% de temps de service disponible. La startup doit s’engager à offrir un support technique correspondant aux usages commerciaux en précisant ses disponibilité (par exemple : de 9h à 18h du lundi au vendredi à l’exclusion des jours fériés).
Si le groupe souhaite disposer d’un engagement de 100% de qualité de service, la startup peut également proposer un service premium, plus coûteux.
LA DÉPENDANCE
Les groupes sont soumis à l’obligation de s’assurer que leurs partenaires ne soient pas dans une situation de dépendance économique vis-à-vis d’eux. Afin d’éviter cette situation, au regard de la description du produit et/ou du service, ainsi que des éléments relatifs au risque stratégique :
- la startup s’engage à diversifier sa clientèle ;
- le groupe reconnaît que la startup n’est pas dans une situation de dépendance économique.
Par ailleurs, si celui-ci le souhaite, la startup s’engage à fournir au groupe des lettres de confort émanant de son actionnariat afin de garantir sa stratégie de diversification. Dans ce cas, la startup devra indiquer un contact permettant de disposer desdites lettres de confort.
LA CONFIDENTIALITÉ, LES DONNÉES ET LA PROPRIÉTÉ
La startup et le groupe ont besoin de pouvoir créer un environnement de confiance pour pouvoir travailler. Dans ce cadre, en dehors des informations disponibles publiquement, ils reconnaissent qu’ils peuvent mutuellement avoir accès à des informations confidentielles, qu’il s’agisse d’informations de nature technique, commerciale ou financière, y compris en ce qui concerne les données qui pourraient être confiées de part et d’autre.
Chacun accepte de prendre des mesures raisonnables pour protéger ces informations confidentielles et de ne pas les utiliser en dehors de l’exploitation du produit et/ou du service.
Chacun accepte en particulier de ne pas les transmettre à un tiers sans l’accord de l’autre, ainsi que de les détruire à l’issue de leur relation.
Dans la mesure où le groupe va confier des données à la startup, il est important de confirmer que le groupe restera propriétaire des données et qu’il sera propriétaire du résultat du traitement de ces données. C’est pourquoi la startup reconnaît que les données qui lui seront confiées par le groupe resteront l’entière propriété du groupe.
La startup sera habituellement propriétaire du produit et/ou du service, de même que de ses différentes évolutions, de tous les logiciels ou inventions qui y sont liés, ainsi que de tous les droits de propriété qui s’y rattachent, y compris sur le code source.
Sauf accord contraire, la startup pourra utiliser les données et l’exploitation du service par le groupe pour améliorer son produit et/ou son service sans que cela ne remette en question la propriété de son produit et/ou de son service.
Responsable Opérations et Customer Success, Caroline Micheletti-Lacan participe à l’amélioration continue et à la valorisation du programme d’accompagnement du Hub de Bpifrance. Elle contribue également à l’accompagnement des participations Bpifrance sur les sujets Impact.